Xin visa Nhật Bản có thể là một quá trình phức tạp, đặc biệt là việc điền đơn xin visa Nhật. Hiểu rõ từng mục trong đơn sẽ giúp bạn tránh sai sót và tăng cơ hội thành công. Visasun sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ A đến Z, giúp bạn hoàn thành đơn xin visa một cách dễ dàng và hiệu quả.

Tại sao cần điền đơn xin visa Nhật Bản?

Đơn xin visa Nhật Bản, hay còn gọi là tờ khai xin visa Nhật Bản, là tài liệu cung cấp thông tin cá nhân và mục đích chuyến đi của bạn. Mục đích chính của tờ khai này là cung cấp một cái nhìn tổng quan và chính xác về thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi và kế hoạch lưu trú của bạn tại Nhật.

Tại sao nó lại quan trọng đến vậy?

• Cung cấp thông tin quan trọng: Cơ quan xét duyệt visa cần nắm rõ bạn là ai, bạn đến từ đâu, bạn dự định làm gì ở Nhật và trong bao lâu. 
• Cơ sở để xác minh: Các thông tin bạn khai trên đơn sẽ được đối chiếu với các giấy tờ khác trong hồ sơ (như hộ chiếu, chứng minh công việc, chứng minh tài chính, lịch trình…). Nếu có bất kỳ thông tin nào không khớp hoặc sai lệch cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.
• Thể hiện mục đích rõ ràng: Việc bạn khai báo mục đích chuyến đi (du lịch, thăm thân, công tác…) trên đơn giúp cơ quan lãnh sự hiểu rõ lý do bạn muốn đến Nhật và xem xét hồ sơ theo đúng loại thị thực phù hợp.
• Là yêu cầu bắt buộc: Nói một cách đơn giản, nếu không có đơn xin visa Nhật Bản đã điền đầy đủ thông tin, bộ hồ sơ của bạn sẽ không được chấp nhận. Đây là một thành phần không thể thiếu theo quy định.

Vì vậy, việc điền đơn xin visa Nhật Bản một cách cẩn thận, chính xác và trung thực là bước đầu tiên và vô cùng cần thiết để hành trình đến Nhật Bản của bạn trở nên suôn sẻ. 

Tải mẫu đơn xin visa Nhật Bản mới nhất ở đâu?

Để đảm bảo tính hợp lệ cho hồ sơ, bạn phải sử dụng mẫu đơn xin visa Nhật Bản mới nhất do các cơ quan ngoại giao Nhật Bản cung cấp. Việc sử dụng mẫu đơn cũ hoặc tải từ các nguồn không chính thống có thể khiến hồ sơ của bạn bị trả lại.

Hiện nay, bạn có thể tải mẫu đơn xin visa Nhật Bản mới nhất tại:

• Tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Hà Nội: Tải mẫu đơn tại trang web chính thức của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.​
• Tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản ở TP.HCM: Tải mẫu đơn phù hợp từ trang web của Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM.​

Lưu ý: Các mẫu đơn này thường ở định dạng PDF và yêu cầu phần mềm Acrobat Reader để mở và điền thông tin. Bạn có thể tải phần mềm này từ trang web chính thức của Adobe.​

Hướng dẫn điền từng mục trong đơn xin visa Nhật Bản

Điền đơn xin visa Nhật Bản đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác tuyệt đối. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục quan trọng, giúp bạn tự tin hoàn thành tờ khai của mình:

1. Surname (Họ) / Given and middle names (Tên và tên đệm):
   • Viết IN HOA, KHÔNG DẤU.
   • Điền chính xác theo thứ tự trên hộ chiếu của bạn. Ví dụ: Hộ chiếu ghi NGUYEN VAN A thì Surname là NGUYEN, Given and middle names là VAN A.
2. Date of birth (Ngày sinh): Theo định dạng Ngày/Tháng/Năm (DD/MM/YYYY).
3. Place of birth (Nơi sinh): Ghi tên tỉnh/thành phố theo hộ chiếu hoặc giấy khai sinh.
4. Sex (Giới tính): Tick vào ô Male (Nam) hoặc Female (Nữ).
5. Marital status (Tình trạng hôn nhân): Tick vào ô tương ứng: Single (Độc thân), Married (Đã kết hôn), Widowed (Góa), Divorced (Ly hôn).
6. Nationality or citizenship (Quốc tịch): Ghi rõ quốc tịch của bạn (ví dụ: VIETNAMESE).
7. Former and/or other nationalities or citizenships (Quốc tịch cũ hoặc khác – nếu có): Ghi rõ nếu bạn có hoặc từng có quốc tịch khác. Nếu không, ghi “N/A” hoặc “None”.
8. ID No. issued to you by your government (Số CMND/CCCD): Ghi số Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân.
9. Passport Type (Loại hộ chiếu): Tick vào ô Diplomatic (Ngoại giao), Official (Công vụ), Ordinary (Phổ thông), hoặc Other (Khác – ghi rõ). Đa số sẽ là Ordinary.
10. Passport No. (Số hộ chiếu): Ghi chính xác số hộ chiếu của bạn.
11. Place of issue (Nơi cấp hộ chiếu): Ghi tên tỉnh/thành phố hoặc cơ quan cấp hộ chiếu (ví dụ: IMMIGRATION DEPARTMENT).
12. Date of issue (Ngày cấp hộ chiếu): Định dạng DD/MM/YYYY.
13. Issuing authority (Cơ quan cấp): Ghi rõ cơ quan cấp trên hộ chiếu (thường là Cục Quản lý Xuất nhập cảnh/IMMIGRATION DEPARTMENT).
14. Date of expiry (Ngày hết hạn hộ chiếu): Định dạng DD/MM/YYYY. Đảm bảo hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự định nhập cảnh Nhật.
15. Purpose of visit to Japan (Mục đích chuyến đi Nhật): Ghi rõ mục đích chính (ví dụ: Tourism, Visiting relatives, Business meeting, Study…).
16. Intended length of stay in Japan (Thời gian lưu trú dự kiến): Ghi số ngày, tuần hoặc tháng (ví dụ: 10 days, 2 weeks).
17. Date of arrival in Japan (Ngày dự kiến đến Nhật): Định dạng DD/MM/YYYY.
18. Port of entry into Japan (Cảng nhập cảnh vào Nhật): Ghi tên sân bay dự kiến hạ cánh (ví dụ: Narita Airport, Kansai Airport).
19. Name of ship or airline (Tên hãng tàu hoặc hãng hàng không): Ghi tên hãng bạn dự định bay (ví dụ: Vietnam Airlines, Japan Airlines).
20. Names and addresses of hotels or persons with whom applicant intends to stay (Tên và địa chỉ khách sạn/người dự định ở cùng):
    • Nếu ở khách sạn: Ghi tên, địa chỉ, số điện thoại của khách sạn (ít nhất là khách sạn đêm đầu tiên).
    • Nếu ở nhà người thân/bạn bè: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại của người đó.
21. Dates and duration of previous stays in Japan (Ngày và thời gian các lần lưu trú trước đây tại Nhật – nếu có): Khai báo trung thực nếu bạn đã từng đến Nhật. Nếu chưa, ghi “N/A” hoặc “None”.
22. Your current residential address (Địa chỉ cư trú hiện tại): Ghi đầy đủ địa chỉ nơi bạn đang sinh sống, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
23. Telephone No. (Số điện thoại): Ghi số điện thoại liên lạc của bạn.
24. Mobile No. (Số di động): Ghi số di động.
25. Current profession or occupation and position (Nghề nghiệp hoặc công việc và chức vụ hiện tại): Ghi rõ nghề nghiệp (ví dụ: Engineer, Teacher, Student, Housewife…).
26. Name and address of employer or school (Tên và địa chỉ công ty hoặc trường học): Ghi tên công ty/trường và địa chỉ. Nếu là chủ doanh nghiệp, ghi tên và địa chỉ công ty.
27. Partner’s profession/occupation (Nghề nghiệp/công việc của vợ/chồng – nếu có): Áp dụng nếu bạn đã kết hôn.
28. Guarantor or reference in Japan (Người bảo lãnh hoặc người giới thiệu tại Nhật – nếu có): Điền thông tin nếu thuộc trường hợp được yêu cầu (thăm thân, công tác…). Gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, mối quan hệ với bạn. Nếu không có, ghi “N/A”.
29. Inviter in Japan (Người mời tại Nhật – nếu có): Tương tự mục người bảo lãnh.
30. Remarks/Special circumstances (Phần ghi chú/Trường hợp đặc biệt – nếu có): Có thể để trống hoặc ghi chú nếu có thông tin đặc biệt cần giải thích.
31. Have you ever…? (Các câu hỏi về lịch sử xuất nhập cảnh và pháp lý): Đọc kỹ và trả lời YES hoặc NO một cách trung thực. Nếu trả lời YES cho bất kỳ câu nào, bạn phải cung cấp thông tin chi tiết ở phần bên dưới.
32. Date of application (Ngày làm đơn): Ghi ngày bạn điền đơn, định dạng DD/MM/YYYY.
33. Signature of applicant (Chữ ký người làm đơn): Ký tên giống với chữ ký trên hộ chiếu. Bạn có thể ký bằng tiếng Việt. Trẻ em dưới vị thành niên thì bố/mẹ hoặc người giám hộ ký thay và ghi rõ quan hệ.

Điền đơn xin visa Nhật Bản không khó nếu bạn đọc kỹ hướng dẫn và chuẩn bị sẵn thông tin. Hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lần nữa trước khi ký tên để đảm bảo không có sai sót.

Những lưu ý quan trọng khi điền đơn xin visa Nhật Bản

Khi điền đơn xin visa Nhật Bản, bạn cần phải thật cẩn thận từng bước bởi một sai sót nhỏ trong thông tin cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt hồ sơ của bạn. Dưới đây là những điểm cực kỳ quan trọng bạn cần ghi nhớ được tổng hợp dựa trên kinh nghiệm của Visasun:

• Trung thực: Mọi thông tin khai báo trên đơn xin visa Nhật Bản phải đúng sự thật. Đừng cố gắng che giấu hay cung cấp thông tin sai lệch về công việc, tài chính, lịch sử du lịch hay các mối quan hệ. Cơ quan lãnh sự có nghiệp vụ để xác minh và việc phát hiện gian dối sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, có thể bị từ chối visa vĩnh viễn.
• Nhất quán thông tin: Thông tin trên tờ khai phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên hộ chiếu, giấy tờ công việc, chứng minh tài chính, thư mời, lịch trình…
• Sử dụng đúng mẫu đơn mới nhất: Như đã đề cập, bạn chỉ được sử dụng mẫu đơn mới nhất tải từ các nguồn chính thức (Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán). 
• Ngôn ngữ: Điền đơn bằng tiếng Anh. Chỉ có phần chữ ký là bạn có thể ký bằng tiếng Việt theo hộ chiếu.
• Viết rõ ràng, sạch sẽ: Sử dụng bút mực đen hoặc xanh. Viết chữ rõ ràng, dễ đọc (tốt nhất là IN HOA ở những mục yêu cầu). Tuyệt đối không tẩy xóa, gạch bỏ hay dùng bút xóa. Nếu viết sai, hãy in một tờ đơn mới và điền lại từ đầu.
• Không bỏ trống mục bắt buộc: Nếu một mục nào đó không áp dụng cho trường hợp của bạn, hãy ghi “N/A” (Not Applicable) hoặc “None” thay vì bỏ trống hoàn toàn.
• Ảnh thẻ đúng quy cách: Dán ảnh thẻ mới chụp (trong vòng 6 tháng), đúng kích thước (thường là 4.5cm x 4.5cm hoặc 3.5cm x 4.5cm – kiểm tra lại yêu cầu cụ thể), nền trắng, nhìn rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính màu.
• Kiểm tra kỹ trước khi ký: Dành thời gian rà soát lại toàn bộ đơn xin visa Nhật Bản sau khi điền xong. Đảm bảo không có lỗi chính tả, không thiếu thông tin, mọi thứ đều logic và chính xác.
• Chữ ký: Ký tên vào đúng ô dành cho người nộp đơn. Chữ ký phải giống với chữ ký trong hộ chiếu của bạn.

Việc tuân thủ những lưu ý này sẽ giúp đơn xin visa Nhật Bản của bạn chuyên nghiệp hơn, tạo ấn tượng tốt và góp phần nâng cao tỷ lệ thành công. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình điền đơn, đừng ngần ngại liên hệ Visasun để được tư vấn cụ thể.

Cách nộp đơn xin visa và theo dõi kết quả

Sau khi đã hoàn thành việc điền đơn xin visa Nhật Bản và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết khác, bước tiếp theo là nộp hồ sơ và chờ đợi kết quả.

Nơi nộp hồ sơ

Bạn cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ dựa trên nơi đăng ký hộ khẩu của mình:

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: Thường dành cho người có hộ khẩu từ các tỉnh phía Bắc (từ tỉnh Thừa Thiên Huế trở ra).
• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh: Thường dành cho người có hộ khẩu từ các tỉnh phía Nam (từ tỉnh Quảng Nam, Đà Nẵng trở vào).
• Trung tâm tiếp nhận thị thực được ủy quyền (nếu có): Kiểm tra thông tin trên website của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán xem có áp dụng việc nộp qua trung tâm dịch vụ như VFS Global không. Nếu có, bạn sẽ nộp hồ sơ tại địa chỉ của trung tâm này.

Lưu ý: Quy định về phân chia khu vực lãnh sự có thể thay đổi, bạn nên kiểm tra lại thông tin mới nhất trên website chính thức trước khi đi nộp.

Quy trình nộp hồ sơ

• Đặt lịch hẹn (nếu yêu cầu): Nhiều cơ quan lãnh sự hoặc trung tâm tiếp nhận yêu cầu đặt lịch hẹn trực tuyến trước khi đến nộp. Hãy kiểm tra quy định này và đặt lịch hẹn phù hợp.
• Chuẩn bị hồ sơ: Sắp xếp đơn xin visa Nhật Bản và các giấy tờ theo thứ tự yêu cầu (thường có hướng dẫn trên website). Mang theo cả bản gốc để đối chiếu (nếu được yêu cầu) và bản photo để nộp.
• Đến nộp hồ sơ: Đến đúng địa điểm vào ngày giờ đã hẹn (hoặc trong giờ làm việc nếu không cần hẹn).
• Nộp lệ phí: Bạn sẽ đóng lệ phí xin visa theo quy định tại thời điểm nộp hồ sơ. Lệ phí này thường không được hoàn lại dù kết quả visa có đậu hay không. Nếu nộp qua trung tâm ủy quyền, có thể sẽ có thêm phí dịch vụ của trung tâm.

Theo dõi kết quả

Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được biên nhận. Thời gian xét duyệt trung bình thường được thông báo trên website của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán (thường khoảng 5-15 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại visa và thời điểm).

Cách theo dõi kết quả có thể khác nhau:

• Kiểm tra trực tuyến: Một số cơ quan/trung tâm cung cấp công cụ tra cứu tình trạng hồ sơ trực tuyến bằng mã số biên nhận.
• Thông báo qua Email/SMS: Bạn có thể được thông báo kết quả qua email hoặc tin nhắn SMS đã đăng ký.
• Đến nhận trực tiếp: Bạn sẽ đến lại nơi đã nộp hồ sơ để nhận kết quả và hộ chiếu theo lịch hẹn hoặc thông báo.

Quá trình nộp hồ sơ và chờ đợi kết quả đòi hỏi sự kiên nhẫn. Hãy đảm bảo bạn đã nộp đầy đủ giấy tờ và thông tin chính xác trên đơn xin visa Nhật Bản để tối ưu hóa cơ hội thành công. Visasun cung cấp dịch vụ hỗ trợ nộp hồ sơ và theo dõi kết quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt lo lắng trong quá trình này. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần sự trợ giúp nhé!