Nhật Bản luôn là điểm đến hấp dẫn với cảnh quan tươi đẹp và văn hóa độc đáo. Bạn đang ấp ủ dự định khám phá xứ sở hoa anh đào nhưng còn băn khoăn về thủ tục xin visa Nhật? Đừng lo lắng! Visasun sẽ hướng dẫn bạn từng bước làm thủ tục xin visa Nhật cũng như chia sẻ kinh nghiệm thành công để bạn có sự chuẩn bị tốt nhất.
Các loại visa đi Nhật Bản phổ biến
Nhật Bản cung cấp nhiều loại visa để đáp ứng các mục đích chuyến đi khác nhau. Dưới đây là một số loại visa phổ biến:
- Visa du lịch: Đây là loại visa phổ biến nhất, dành cho những người muốn đến Nhật Bản với mục đích tham quan, khám phá, nghỉ dưỡng trong thời gian ngắn. Tùy thuộc vào hồ sơ và lịch sử đi lại, bạn có thể được cấp visa nhập cảnh một lần hoặc nhiều lần.
- Visa thăm thân: Nếu bạn có người thân (cha mẹ, vợ chồng, con cái) đang sinh sống, học tập hoặc làm việc hợp pháp tại Nhật Bản và muốn sang thăm họ, bạn cần xin loại visa này.
- Visa thương mại: Dành cho các cá nhân sang Nhật Bản để tham gia hội nghị, hội thảo, đàm phán kinh doanh, ký kết hợp đồng hoặc các hoạt động thương mại ngắn hạn khác mà không nhận lương trực tiếp từ phía Nhật Bản.
- Visa quá cảnh: Dành cho những ai quá cảnh tại Nhật Bản trước khi đến quốc gia khác, với thời gian lưu trú tối đa 72 giờ.
- Visa du học: Loại visa này dành cho những ai muốn theo học các khóa học dài hạn (trên 6 tháng) tại các trường Nhật ngữ, cao đẳng, đại học hoặc sau đại học tại Nhật Bản.
- Visa lao động: Dành cho người lao động đã có hợp đồng làm việc với một công ty tại Nhật Bản theo các chương trình như kỹ sư, kỹ thuật viên, lao động đặc định…
Ngoài ra, còn có các loại visa khác như visa cho vợ/chồng người Nhật, visa hoạt động văn hóa, visa lưu trú dài hạn… Mỗi loại đều sẽ có yêu cầu về hồ sơ xin visa Nhật và thủ tục xin visa Nhật riêng biệt. Hãy tìm hiểu kỹ hoặc liên hệ Visasun để được tư vấn chính xác loại visa phù hợp với mục đích của bạn.
Hồ sơ xin visa Nhật Bản cần chuẩn bị
Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác và logic là yếu tố then chốt quyết định tỷ lệ thành công khi xin visa đi Nhật. Dù bạn xin bất kỳ loại visa nào, đều cần chuẩn bị những giấy tờ cơ bản sau:
- Giấy tờ cá nhân:
- Hộ chiếu: Còn hiệu lực ít nhất 6 tháng và còn trang trống.
- Đơn xin visa: Điền đầy đủ và chính xác theo mẫu của Đại sứ quán Nhật Bản.
- Ảnh thẻ: Kích thước chuẩn 4.5×4.5cm.
- Giấy tờ chứng minh tài chính:
- Sao kê ngân hàng: Xác nhận số dư tài khoản trong 3 tháng gần nhất.
- Sổ tiết kiệm: Bản sao sổ tiết kiệm với số dư đủ để chi trả cho chuyến đi.
- Giấy tờ chứng minh công việc:
- Đối với nhân viên: Hợp đồng lao động, giấy xác nhận nghỉ phép có chữ ký của quản lý.
- Đối với chủ doanh nghiệp: Giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo thuế trong 3 tháng gần nhất.
- Đối với học sinh, sinh viên: Thẻ học sinh/sinh viên, giấy xác nhận của trường.
- Lịch trình chuyến đi:
- Kế hoạch chi tiết: Liệt kê các địa điểm sẽ tham quan, thời gian và nơi lưu trú.
- Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi và đặt phòng khách sạn: Để chứng minh bạn đã có kế hoạch cụ thể cho chuyến đi.
Lưu ý quan trọng:
- Tất cả giấy tờ sao y phải được thực hiện trên khổ giấy A4.
- Các giấy tờ bằng tiếng Việt cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (tuỳ yêu cầu cụ thể của từng loại visa, nên kiểm tra trên website chính thức).
- Hồ sơ cần được sắp xếp khoa học, logic theo thứ tự yêu cầu.
Quy trình xin visa đi Nhật Bản tự túc
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xin visa Nhật theo yêu cầu, bước tiếp theo là thực hiện quy trình nộp hồ sơ. Tiếp theo, Visasun sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản trong thủ tục xin visa Nhật Bản tự túc mới nhất:
- Điền đơn xin visa: Hoàn thành đơn xin visa Nhật Bản (tải từ website chính thức) một cách cẩn thận và trung thực. Đảm bảo dán ảnh đúng quy cách.
- Đặt lịch hẹn (Nếu cần): Hiện tại, việc nộp hồ sơ thường được thực hiện thông qua Trung tâm VFS Global. Bạn cần truy cập website của VFS Global để đặt lịch hẹn nộp hồ sơ visa Nhật. Việc này giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra nhanh chóng và có tổ chức hơn. Hãy đặt lịch sớm, đặc biệt vào mùa cao điểm du lịch.
- Nộp hồ sơ: Đến địa điểm đã xác định (Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán hoặc VFS Global) theo đúng lịch hẹn (nếu có). Mang theo đầy đủ hồ sơ đã chuẩn bị. Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ của bạn.
- Thanh toán lệ phí: Nộp lệ phí xin visa Nhật theo quy định và phí dịch vụ của VFS Global (nếu nộp qua VFS). Lưu ý giữ lại biên lai thu tiền. Lệ phí này thường không được hoàn lại dù kết quả visa thế nào.
- Chờ kết quả xét duyệt: Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ chờ đợi quá trình xét duyệt từ Cơ quan Lãnh sự Nhật Bản. Thời gian xét duyệt sẽ được đề cập cụ thể hơn ở phần sau. Bạn có thể được yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn (dù khá hiếm đối với visa du lịch).
- Nhận kết quả: Khi có kết quả, bạn sẽ nhận được thông báo (thường qua email hoặc tin nhắn từ VFS). Đến nơi đã nộp hồ sơ để nhận lại hộ chiếu cùng visa (nếu đậu) hoặc thư giải thích lý do (nếu bị từ chối). Nhớ mang theo giấy tờ tùy thân và biên lai nộp hồ sơ.
Lệ phí xin visa Nhật Bản là bao nhiêu?
Lệ phí xin visa đi Nhật Bản được điều chỉnh hàng năm và có thể thay đổi tùy theo loại visa cũng như thời điểm nộp hồ sơ. Theo thông tin từ Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, mức lệ phí áp dụng cho các hồ sơ được thụ lý từ ngày 1/4/2024 đến 31/3/2025 như sau:
- Visa nhập cảnh một lần (Single-entry): 520.000 VNĐ
- Visa nhập cảnh nhiều lần (Multiple-entry): 1.030.000 VNĐ
- Visa quá cảnh (Transit): 120.000 VNĐ
Ngoài lệ phí nộp cho Cơ quan Lãnh sự Nhật Bản, bạn cần lưu ý:
- Phí dịch vụ của VFS Global: Nếu bạn nộp hồ sơ qua Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực VFS Global, bạn sẽ phải trả thêm một khoản phí dịch vụ cho VFS. Mức phí này được công bố trên website của VFS.
- Chi phí dịch thuật công chứng: Nếu các giấy tờ của bạn cần dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
- Các chi phí khác: Phí chụp ảnh thẻ, phí đi lại, phí chuẩn bị hồ sơ…
Lưu ý quan trọng:
- Lệ phí visa Nhật và phí dịch vụ VFS sẽ không được hoàn lại trong bất kỳ trường hợp nào, kể cả khi hồ sơ của bạn bị từ chối.
- Luôn kiểm tra mức phí cập nhật nhất trên trang web chính thức của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản và VFS Global trước khi đi nộp hồ sơ.
Kinh nghiệm xin visa Nhật Bản để tỉ lệ đậu cao
Để tăng khả năng được cấp visa Nhật Bản, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các yêu cầu là rất quan trọng. Dưới đây là một số kinh nghiệm hữu ích mà bạn có thể tham khảo:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Đảm bảo tất cả các giấy tờ như hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh thẻ, chứng minh tài chính, chứng minh công việc và lịch trình chuyến đi đều được chuẩn bị đầy đủ và chính xác.
- Chứng minh tài chính minh bạch: Cung cấp sao kê tài khoản ngân hàng, sổ tiết kiệm hoặc các giấy tờ chứng minh tài chính khác để chứng minh khả năng chi trả cho chuyến đi.
- Chứng minh công việc ổn định: Nộp hợp đồng lao động, giấy xác nhận công việc hoặc giấy phép kinh doanh để chứng minh bạn có công việc ổn định tại Việt Nam.
- Nộp hồ sơ sớm: Tránh nộp hồ sơ quá sát ngày dự kiến đi, đặc biệt là vào mùa cao điểm. Nộp sớm giúp bạn có thời gian xử lý nếu có yêu cầu bổ sung giấy tờ.
- Lịch trình chuyến đi chi tiết: Cung cấp kế hoạch du lịch rõ ràng, bao gồm thông tin về các điểm đến, nơi lưu trú và hoạt động dự kiến tại Nhật Bản.
- Cung cấp thư mời (nếu có): Nếu có người thân hoặc bạn bè tại Nhật Bản, một thư mời có thể tăng thêm độ tin cậy cho hồ sơ của bạn.
Nếu bạn cảm thấy hồ sơ của mình chưa thực sự mạnh hoặc gặp các trường hợp phức tạp (ví dụ: tài chính không quá dồi dào, công việc tự do…), việc tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Visasun để được hỗ trợ đánh giá, hoàn thiện hồ sơ là một lựa chọn thông minh. Chúng tôi có kinh nghiệm xin visa Nhật cho nhiều trường hợp khác nhau và có thể đưa ra giải pháp tối ưu cho bạn.
Giải đáp các thắc mắc khi xin visa đi Nhật Bản
Xin visa Nhật mất bao lâu?
Đây là câu hỏi rất phổ biến. Thời gian xét duyệt visa Nhật tiêu chuẩn thường là:
- Khoảng 8-10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo ngày nhận hồ sơ hợp lệ tại Cơ quan Lãnh sự (Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán).
- Nếu nộp qua VFS Global, cần cộng thêm thời gian VFS chuyển hồ sơ đến và đi từ Cơ quan Lãnh sự (thường thêm 1-2 ngày mỗi chiều).
Tuy nhiên, thời gian xin visa đi Nhật bao lâu có kết quả có thể kéo dài hơn trong các trường hợp sau:
- Hồ sơ cần bổ sung giấy tờ hoặc xác minh thêm thông tin.
- Nộp hồ sơ vào mùa cao điểm du lịch (ví dụ: mùa hoa anh đào, mùa lá đỏ).
- Các trường hợp đặc biệt khác theo yêu cầu của Cơ quan Lãnh sự.
Lời khuyên: Để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch, bạn nên nộp hồ sơ xin visa Nhật trước ngày dự kiến đi ít nhất 1-2 tháng.
Nộp hồ sơ làm visa Nhật ở đâu?
Như đã đề cập ở phần quy trình, nơi nộp hồ sơ visa Nhật phụ thuộc vào nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của bạn:
Hộ khẩu từ Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc:
- Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: Địa chỉ 27 Liễu Giai, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội.
- Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực Nhật Bản (VFS Global) tại Hà Nội.
Hộ khẩu từ Đắk Lắk, Phú Yên trở vào Nam:
- Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh: Địa chỉ 261 Điện Biên Phủ, Phường 7, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.
- Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực Nhật Bản (VFS Global) tại TP. Hồ Chí Minh hoặc Đà Nẵng.
Lưu ý: Luôn kiểm tra thông tin địa chỉ xin visa Nhật và quy định nộp hồ sơ (trực tiếp hay qua VFS, có cần đặt lịch hẹn không) trên website chính thức của Cơ quan Lãnh sự Nhật Bản và VFS Global trước khi đi nộp.
Xin visa Nhật Bản trường hợp bị từ chối, có thể xin lại không?
Bị từ chối visa Nhật (hay trượt visa Nhật) là điều không ai mong muốn, nhưng trường hợp này cũng không quá hiếm lạ. Tin vui là bạn hoàn toàn có thể xin lại visa Nhật sau khi bị từ chối. Tuy nhiên, hãy lưu ý những điều sau:
- Thời gian nộp lại hồ sơ: Theo quy định thông thường, bạn không được nộp lại hồ sơ xin visa với cùng một mục đích trong vòng 6 tháng kể từ ngày bị từ chối.
- Tìm hiểu rõ lý do bị từ chối: Cơ quan Lãnh sự thường không giải thích chi tiết lý do từ chối. Tuy nhiên, dựa vào tình trạng hồ sơ, bạn có thể phỏng đoán nguyên nhân (hồ sơ yếu, thông tin không khớp, tài chính không đủ…).
- Cải thiện hồ sơ: Điều quan trọng nhất khi xin lại visa Nhật là phải khắc phục được những điểm yếu của hồ sơ cũ. Chỉ nộp lại y nguyên hồ sơ cũ gần như chắc chắn sẽ tiếp tục bị từ chối. Hãy xem xét kỹ lưỡng, bổ sung giấy tờ, làm mạnh phần tài chính, công việc hoặc làm rõ hơn lịch trình chuyến đi.
- Cân nhắc dịch vụ tư vấn: Nếu bạn không chắc chắn về lý do bị từ chối hoặc cách cải thiện hồ sơ, Visasun có thể hỗ trợ bạn phân tích trường hợp trượt visa Nhật và đưa ra lời khuyên hữu ích, giúp chuẩn bị một bộ hồ sơ mạnh mẽ hơn cho lần nộp sau.
Hy vọng những thông tin chi tiết trên đây từ Visasun đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và rõ ràng hơn về quá trình xin visa Nhật Bản. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
